Télétravail

(Informations à jour le 7 avril 2020)

Privilégier le recours au télétravail :

Le recours au télétravail sera systématiquement privilégié, pour permettre au plus grand nombre de rester à domicile. Cela concerne tant l’activité de soutien à la recherche que l’activité des laboratoires.

Par dérogation à ce principe, les activités pour lesquelles un travail en présentiel doit pouvoir être maintenu sont les suivantes :
1. Les activités essentielles qui relèvent de nos plans de continuité de l’activité (PCA national et PCA régionaux), par exemple la gouvernance, les SI, l’expertise, les animaleries ;
2. L’activité des laboratoires engagés dans la recherche sur l’épidémie COVID19 ou des épidémies comparables, en particulier ceux du consortium REACTING et des lauréats des appels à projets sur ce sujet ;
3. L’activité des laboratoires dont l’interruption conduirait à la perte d’études scientifiques essentielles ou particulièrement complexes ou encore lourdes à réorganiser. La manière de mettre en oeuvre ce point sera précisée dans les tous prochains jours, car elle nécessite d’être étudiée plus précisément avec les
Directeurs d’unités et les Délégués régionaux.

Le besoin d’organiser la continuité du service pourra nécessiter la présence de certains agents à titre transitoire, afin de permettre notamment la mise en sécurité et l’arrêt en bon ordre des expérimentations en cours ainsi que l’organisation des services indispensables à la continuité de l’activité.

Situation des personnels

Les personnels concernés et disposant d’un matériel professionnel doivent pratiquer le télétravail pour la durée de la mesure annoncée par le Premier Ministre.
• Pour les activités télétravaillables sans équipement professionnel : si l’agent est prêt à utiliser son matériel personnel, il sera autorisé à télétravailler sous réserve d’un antivirus à jour (un lien vous sera communiqué pour l’installation le cas échéant). Sinon il sera délivré une autorisation exceptionnelle d’absence.
• Pour les activités non télétravaillables il sera délivré une autorisation exceptionnelle d’absence.

Si vous souffrez de maladie chronique, de troubles respiratoires, il convient de :
• Prendre contact avec son médecin de prévention
• Sur recommandation du médecin de prévention, les personnels concernés et disposant d’un matériel professionnel, doivent pratiquer le télétravail pour la durée de cette mesure.
• Pour les activités télétravaillables sans équipement professionnel : si l’agent est prêt à uti-liser son matériel personnel il sera autorisé à télétravailler sous réserve d’un antivirus à jour (un lien vous sera communiqué pour l’installation le cas échéant). Sinon il sera délivré une autorisation exceptionnelle d’absence.
• Pour les activités non télétravaillables il sera délivré une autorisation exceptionnelle d’ab-sence
Les personnes malades doivent être maintenues à domicile.

Bonnes pratiques de télétravail

De nombreux outils sont mis à la disposition des personnels pour télétravailler. Une liste des ap-plications ou services disponibles vous sera communiquée prochainement. Cependant, dans cette période particulière, il vous est demandé de prendre des précautions particulières pour ne pas sur-charger les systèmes :
• Limiter les visioconférences et privilégier les échanges audio. Les services de visioconfé-rence de Renater nous ont déjà signalé être en saturation sur certains créneaux.
• Privilégier le téléphone aux mails et n’envoyer qu’aux destinataires indispensables.

Sécurité informatique et télétravail : soyez vigilants !

L’usage généralisé des outils de communication numérique pour continuer son activité en télétra-vail expose les agents de l’Inserm à un risque accru de cybercriminalité. Tour d’horizon des prin-cipaux dangers et des bonnes pratiques pour les éviter.

Méfiez-vous des e-mails frauduleux
Attention aux e-mails qui signalent la désactivation de votre compte et qui demandent des infor-mations confidentielles pour le réactiver. Méfiez-vous également des messages du type « Pour vous informer sur tel sujet dans votre entreprise, connectez-vous ici ! ». Cliquer sur un lien ou livrer ces informations permet à l’expéditeur du message de pirater votre compte.
La mention du Covid-19 est très utilisée pour vous inciter à cliquer sur un lien ou pour ouvrir une pièce jointe susceptible d’installer un programme malveillant sur votre ordinateur.
Redoublez d’attention et interrogez-vous sur la provenance de ces messages.

Surveillez les adresses des sites
Le nom « Inserm » peut être utilisé pour vous induire en erreur. En vous connectant à un service de l’Institut, vérifiez dans la barre de navigation que le nom du service apparait suivi de .inserm.fr – comme intranet.inserm.fr ou sirene.inserm.fr. Si le mot « Inserm » figure ailleurs dans l’adresse – ex : hacker-d-inserm.com ou inserm.piratelambda.ru – il s’agit d’un dispositif malveillant.

Protégez vos identifiants et vos mots de passe professionnels
Utilisez vos identifiants et vos mots de passe professionnels uniquement pour les services de l’Inserm. Jamais pour un service en ligne tiers, commercial ou autre.

Veillez à la confidentialité des visioconférences
Un tiers peut suivre votre discussion en se tenant hors du champ de la caméra. Une visioconférence peut également être enregistrée par n’importe qui, invité ou collègue, sans que vous vous en rendiez compte.
Les opérateurs privés – comme Microsoft avec Teams – sont susceptibles d’être sollicités dans le cadre de procédures judiciaires pour recueillir des informations échangées sur leurs réseaux, potentiellement sans contrôle de l’État. Aussi, l’Inserm déconseille-t-il la discussion de sujets très sensibles ou critiques sur ces plateformes.
Pour une meilleure confidentialité, l’Institut vous invite à privilégier les échanges téléphoniques simples, les messageries professionnelles et les outils de transmission de fichier Renater.

→ Pour aller plus loin

Teams : un nouvel outil pour les visioconférences

Pour répondre au besoin accru de visioconférence en cette période de télétravail généralisé, l’Inserm met une nouvelle solution à la disposition de ses personnels. La demande de visioconférence connait une forte hausse avec la généralisation du télétravail.
En raison de cet afflux de connexions, Renavisio, le dispositif de visioconférence de la communauté académique et de recherche, peut connaitre des ralentissements et une dégradation de son service. Pour soulager ce réseau, le département des systèmes d’information de l’Institut met en place la fonctionnalité de visioconférence de Teams de Microsoft.

Renaviso et Rendez-vous de Renater restent les solutions préconisées par l’Inserm. Teams est une solution de repli pour pallier des difficultés liées à une situation exceptionnelle.

Créer un compte Teams
Chaque agent Inserm recevra un mail individuel qui l’invitera à confirmer son inscription. Ce message contiendra un lien vers la plateforme et des identifiants individuels composés (voir ci-dessous le film "Premiers pas avec Microsoft Teams") :
• des prenom.nom@inserm.eu (attention : ces adresses en .eu diffèrent des habituelles adresses en .fr)
• et d’un mot de passe.
Avec ces identifiants, vous pourrez vous connecter à Teams sur l’url : teams.microsoft.com. L’outil demandera une adresse mail ou un numéro de téléphone de secours pour activer le compte (in-formation utilisée pour la récupération de mot de passe en cas de perte).
Une fois le compte activé vous pourrez accéder aux services de visioconférence.
Les navigateurs à privilégier pour l’utilisation de Teams sont Chrome et Edge. Il est également possible de télécharger l’application.

Apprendre à se servir de Teams
Quelques ressources pour prendre en main le nouvel outil de visioconférence.
→ Créer une visioconférence avec Teams
→ "Les cinq premières choses à faire avec Teams"
→ [Pour aller plus loin : formation video à Teams-<https://support.office.com/fr-fr/article/formation-vidéo-microsoft-teams-4f108e54-240b-4351-8084-b1089f0d21d7]

Déplacements et réunions

Les déplacements nationaux et internationaux ainsi que les réunions et séminaires devront être annulés, à moins qu’ils ne contribuent aux activités mentionnées ci-dessus de manière importante, ou qu’ils soient essentiels à la continuité de la vie de la Nation.